La gestión de tareas es más que una lista de pendientes. Puedes dar seguimiento a las tareas de principio a fin, delegar subtareas a los compañeros de equipo y establecer plazos para asegurarse de que los proyectos se lleven a cabo a tiempo. Un software de gestión de tareas, como Asana, permite a los equipos trabajar de forma más productiva y eficiente.

¿Pierdes el tiempo organizando notas adhesivas, buscando en tu email o escribiendo listas de tareas pendientes? Afortunadamente, Asana te puede ayudar. Asigna prioridad a las tareas, gestiona el tiempo de manera más eficaz, cumple con los plazos, todo en una sola herramienta de gestión de tareas.

Tu herramienta de gestión de tareas debe tener todo lo que necesitas para gestionar y ejecutar tu trabajo. Asegúrate de que el software de gestión de tareas que elijas agrupe tus tareas pendientes en una sola vista, a nivel de proyecto y de portafolio. También es conveniente buscar una herramienta que te brinde la flexibilidad de poder hacer tu trabajo a tu manera al ofrecerte integraciones con tus aplicaciones comerciales favoritas. Y por último, pero no por eso menos importante, asegúrate de que el software de gestión de tareas que selecciones tenga una forma de automatizar tus flujos de trabajo con reglas, plantillas y más.

El hecho de poder alojar tareas en diferentes proyectos es la pieza central de la colaboración entre distintos departamentos en Asana. Tu trabajo más importante se lleva a cabo con miembros del equipo que pertenecen a otros departamentos, cada uno de los cuales tiene su propia forma de almacenar y organizar las tareas pendientes. Con este sistema, puedes alojar la misma tarea en varios proyectos (en lugar de crear duplicados de la tarea, que pueden quedar obsoletos rápidamente). Luego, si cambias los detalles de una tarea en un proyecto, esos cambios se reflejan instantánea y automáticamente en todos los demás proyectos en tiempo real.

Las subtareas te ayudan a dividir el trabajo de una tarea en partes más pequeñas para realizarlo entre varias personas. Por ejemplo, la tarea de “publicación en el blog” tiene varias partes. Una persona debe escribir el blog, otra debe revisarlo, y así sucesivamente. En este caso, cada componente individual sería una subtarea, asignada a la persona responsable de hacerla. Todas las subtareas se alojan en una tarea madre, la tarea de publicación en el blog, lo que facilita que las partes interesadas se mantengan conectadas con el contexto general de su trabajo.

Con las plantillas para tareas, puedes crear plantillas de cualquier proceso a nivel de tareas. Por ejemplo, si las revisiones de los contratos constan de cinco pasos, puedes crear una plantilla para tarea de revisión de contratos que puedes duplicar fácilmente. Si deseas crear plantillas de procesos a nivel de proyecto, prueba crear un flujo de trabajo para coordinar el trabajo entre diferentes equipos sin dificultades.